De receptreis bestaat uit verschillende stappen. Van het voorschrijven van medicatie door de huisarts tot het aanschrijven van medicatie door de apotheker. En van het bestellen en produceren van medicijnen tot het leveren van de medicatie bij de patiënt. Een proces dat steeds sneller uitgevoerd kan worden, door nieuwe technologieën en slimme innovaties. Door dit proces te automatiseren worden dagelijkse taken eenvoudiger, is de voorraad beter te beheren en worden medicijnen efficiënter geleverd. In dit artikel vertelt Jan Feenstra, mede-eigenaar van Service Apotheek Elburg, over de automatisering van het logistieke proces binnen de apotheek.
Deze keer geeft openbaar apotheker Jan Feenstra antwoord. Jan is openbaar apotheker en mede-eigenaar van Service Apotheek Elburg.
Hoe heb je het logistieke proces in jouw apotheek geautomatiseerd?
“In onze apotheek gebruiken we een aantal slimme producten van Mosadex. Bijvoorbeeld de medicatierollen die worden geleverd door Apotheek Voorzorg. Zij verpakken op basis van recepten per innamemoment de medicatie. Ook maken we gebruik van Optimaal Aanschrijven. Dat doen we in samenwerking met Apotheek Informatie Systeem (AIS) Pharmacom. Wanneer we een recept verwerken voor een patiënt, komen de drie beste keuzes naar boven. Het systeem houdt onder andere rekening met het preferentiebeleid van de zorgverzekering en de beschikbaarheid van de voorgeschreven medicatie. Ook Optimaal Bestellen is gekoppeld aan onze AIS. Deze software geeft je advies over je voorraad. Hierbij wordt rekening gehouden met het gebruik van medicatie, de voorwaarden van de zorgverzekeraars, maar ook seizoenen. Zo hebben we altijd de juiste medicatie op voorraad. Het mooie is dat Optimaal Aanschrijven en Optimaal Bestellen samenwerken. Wanneer een medicijn niet meer voorgeschreven wordt, gaan de bestelparameters op nul en wordt het medicijn niet meer besteld. Optimaal Aanschrijven schrijft dan het medicijn aan waarvan nog wel voorraad is. Ook maken we gebruik van een volautomatische robot. Deze robot laadt de voorraadbestelling automatisch in. Bij het klaarmaken van de aangeschreven recepten worden de verpakkingen met etiket uitgeladen.”
Er zijn verschillende logistieke mogelijkheden. Hoe maak jij een keuze voor jouw apotheek?
“Bij het maken van logistieke keuzes is het belangrijk de invloed daarvan op de kosten en de efficiëntie te overwegen. Op het gebied van voorraadbeheer was er bijvoorbeeld nog efficiëntie te behalen in onze apotheek. De voorraad klopte vaak niet, maar door de nauwkeurigheid van Optimaal Bestellen hebben we de voorraad beter op pijl. Hierdoor hebben we niet overbodig veel medicatie op voorraad en zijn we dus efficiënter zorg aan het verlenen.
Daarnaast grijpen we minder snel mis. Het kwam wel eens voor dat een medicijn niet op voorraad was en dat het nageleverd werd of dat er een alternatief moest worden gezocht. Dit kost natuurlijk tijd en geld. Met Optimaal Bestellen gebeurt dat niet. Het systeem schrijft een product aan dat we op voorraad hebben.
Ten tweede de kosten. Een apotheekrobot is bijvoorbeeld een grote investering. Ik vind die investering het helemaal waard. Het opruimen van de bestelling kost veel minder tijd. Het klaarmaken van herhaalmedicatie gaat vele malen sneller door gebruik te maken van een volautomatische robot. Hierdoor heb je minder mensenhanden nodig voor de logistiek. Op een investering zit een terugverdientijd, terwijl de loonkosten blijven.”
Wat zijn de voor- en nadelen van automatisering binnen de logistiek?
“Het automatiseren van het logistieke proces heeft veel voordelen. We hebben de voorraad beter op orde en het aanschrijven en bestellen kost ons minder tijd. Hierdoor heeft ons team meer tijd voor zorgtaken. Daarnaast is een robot altijd nauwkeurig. Als je een medicijn klaarmaakt, geeft het AIS goedkeuring of afkeuring. Twijfel bestaat niet.
Hoewel een robot niet twijfelt, moet je automatisering blijven monitoren. ‘Elke hond is vals te maken’, is een uitspraak die ik heb geleerd tijdens mijn stage bij een apotheek met robot. Als je niet zorgvuldig omgaat met een robot en je input is niet voldoende, ontstaan er systemische fouten. Dat geldt voor alle automatisering: garbage in = garbage out!.”
Hoe ziet de apotheeklogistiek er in de toekomst uit?
“Ik ben volledig overtuigd van het werken met Optimaal Aanschrijven, Optimaal Bestellen en de robot. Als we de bezetting op orde hebben, maken we ’s middags de recepten en herhaal medicatie klaar. Patiënten halen vaak diezelfde middag hun medicatie nog op. Dat past ook binnen de standaard die is ontstaan de afgelopen jaren. Het is voor de patiënt gebruikelijk geworden om binnen een dag de medicatie op te halen.
In de toekomst kunnen veel logistieke taken van apothekersassistenten door robots uitgevoerd worden. Wanneer het systeem goed staat ingesteld en er regelmatig wordt gekeken naar eventuele updates, denk ik dat robots en computers het logistieke werk van assistentes kunnen overnemen. Toch ga ik er niet van uit dat de rol van assistenten heel snel zou veranderen, maar eerder dat de taken zullen verschuiven. Een robot zou bepaalde taken niet kunnen vervangen. Non-verbale houdingen worden niet erkend door zo’n robot. Dat is en blijft mensenwerk. Door logistieke taken te automatiseren ontstaat bij assistenten meer tijd voor patiëntenzorg.”
Hey farmaciestudent, heb jij nou ook een brandende vraag of een onderwerp waar jij meer over wilt weten?
Mail ons op info@hetapotheekloket.nl of stuur ons een DM op LinkedIn of Instagram (@hetapotheekloket). Dan beantwoorden we jouw vraag de volgende keer!
